Canal de signalement

Pourquoi mettre en place un canal de signalement ?

Selon plusieurs études, les entreprises qui investissent dans des activités durables bénéficient de 5 à 15 ans d’avance sur leurs concurrents. Un canal de signalement fait partie intégrante de la gestion responsable d’une organisation. Il est nécessaire et apprécié aussi bien par le personnel que par les clients et les parties prenantes de l’entreprise.

Grâce au Canal de Signalement de Belgian Chambers, votre organisation pourra fournir aux lanceurs d’alerte un outil fiable et anonyme pour signaler les fautes professionnelles et les irrégularités le plus tôt possible. Les destinataires des signalements pourront facilement les gérer et les traiter dans le service. Le canal de signalement permettra à votre organisation de répondre aux exigences de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte.

Entrée en vigueur de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte le 15 février 2023

Le 7 octobre 2019, le Conseil de l’Union européenne a adopté la directive sur la protection des lanceurs d’alerte (directive (UE) 2019/1937 sur la protection des lanceurs d’alerte). La loi belge de protection des lanceurs d’alerte transposant cette directive a été publiée dans le Moniteur le 15 décembre 2022, et est entrée en vigueur le 15 février 2023.

La loi oblige les organisations employant au moins 50 personnes à mettre en place un canal pour signaler les fautes professionnelles et les irrégularités observées au sein de votre organisation. Votre organisation utilisera également ce canal pour informer le lanceur d’alerte de toute action entreprise.

Grâce au Canal de Signalement Belgian Chambers, votre entreprise répondra aux exigences légales, en fournissant aux employés et aux autres lanceurs d’alerte un canal simple et fiable pour soumettre des signalements.

Si vous remplissez au moins un critère parmi les suivants,
vous êtes concernés par le canal de signalement:

Votre organisation compte au moins 50 employés

Les organisations comptant 50 employés ou plus doivent disposer d’un canal permettant de signaler les fautes professionnelles et les irrégularités observées. Les petites organisations peuvent mettre en place ce canal à titre volontaire et ainsi démontrer leur responsabilité.

Votre organisation est active dans certains secteurs

Indépendamment de sa taille, votre organisation est tenue de mettre en place un canal de signalement si elle est active dans l’un des secteurs suivants :

Secteur financier et autres secteurs couverts par la directive sur le blanchiment de capitaux.
Transport aéronautique et maritime
Extraction de pétrole et de gaz en mer

Votre organisation opère de manière responsable

Mettez en place un canal de signalement lorsque vous souhaitez agir de manière responsable et offrir un moyen de signaler tout cas présumé de violation.

Grâce au canal de signalement, vous pourrez fournir à votre personnel et aux parties prenantes de votre entreprise la possibilité de soumettre des signalements concernant les activités de votre entreprise, anonymement ou non. Les signalements peuvent porter sur des infractions, des irrégularités ou des fautes professionnelles observées ou soupçonnées par le lanceur d’alerte. Le service du Canal de Signalement peut également être utilisé pour discuter avec le lanceur d’alerte et pour demander plus d’informations sur l’incident si nécessaire.

Seules les personnes autorisées par votre organisation auront accès aux signalements. Elles pourront discuter avec le lanceur d’alerte par le biais du canal de signalement. Les signalements demeurent strictement entre le lanceur d’alerte et les personnes responsables de leur traitement.

Qui doit pouvoir
soumettre une signalement?

Au minimum, les employés actuels d’une organisation doivent être en mesure de soumettre des signalements.
La protection contre les représailles est également accordée aux :

Employés actuels, anciens employés et demandeurs d’emploi
Bénévoles et stagiaires potentiels
Employés des sous-traitants et des fournisseurs
Actionnaires

Si votre organisation a mis en place un canal de signalement uniquement pour son personnel, les autres personnes mentionnées ci-dessus peuvent signaler leurs préoccupations directement au canal de signalement de l’autorité publique compétente. Les canaux de signalement sont donc souvent activés pour tous les groupes mentionnés ci-dessus.

Comment mettre en place un canal de signalement:

1. Désignez la personne ou le département responsable de la gestion du canal de signalement.

2. Élaborez des procédures de traitement des signalements adaptées à votre organisation, en tenant compte de la protection et de la sécurité des données :

Dans votre organisation, qui est responsable de la réception, du traitement et du suivi des signalements ?
Quelles mesures sont prises pour garantir le respect des délais de traitement des signalements?
À quelle fréquence et à qui les signalements sont-elles communiquées ?
Où les signalements reçues sont-elles archivées et quelles sont les informations stockées dans les archives ?

3. Veillez à ce que votre personnel et les parties prenantes puissent trouver le canal de signalement de votre entreprise. L’existence de ce canal peut être communiquée au personnel sur l’intranet, par exemple, et aux autres parties prenantes sur le site web. Indiquez clairement l’objectif du canal de signalement.

La loi sur la protection des lanceurs d’alerte exige des organisations qu’elles mettent en place un canal de signalement pour signaler tout cas supposé de violation.